昆山安徽商会秘书处管理细则

 

第一条:总则:

1为使秘书处成为商会的有序及高效执行机构,促进秘书处的管理与规范,依据商会章程及有关决定制定本管理细则。

2本管理细则适用于昆山安徽商会秘书处全体员工。

3本秘书处管理理念:奉献、敬业、团结、创新。

4秘书处提倡以人为本,尊重人才,充分发挥个人才能。鼓励员工努力学习,认真工作,开拓创新,共谋发展,开源节流。

 

第二条:员工守则

1、遵守商会和秘书处的规章制度,服从秘书处的领导。

2、敬业爱岗,服从秘书处分配。

3、对于未经明示事件的处理,要请示上级,遵照办理。

4、热爱本职工作,关心商会和秘书处发展,讲究社会公德和职业道德,自觉维护商会和秘书处声誉,凡个人意见涉及商会和秘书处的,未经上级许可,不得对外发表。

5、努力学习,一专多能,不断提高业务水平和工作效率。

6、严格遵守商会和秘书处劳动纪律,认真执行各项规章制度。

7、厉行节约,努力降低各项成本,提高商会和秘书处经济效益和社会效益。

 

第三条:忠于职守

1、按时上班,不迟到早退,不得擅离职守,不得上班干私事,打私人电话。

2、工作积极主动,认真负责。不得无故拖延、拒绝或终止工作。

3、不得出卖商务情报。

 

第四条:注重礼仪,提高素质修养

1、讲究文明礼貌,谦虚待人,团结合作,同心协力。

2、注意仪表端庄,服装整齐,起坐立一言一行要注意端庄,保持与商会和秘书处总体一致的精神面貌,树立商会良好形象。

3、积极参加商会和秘书处组织的各种社会活动。

 

第五条:讲究卫生,保持良好的工作环境

1、自觉维护卫生,办公室内禁止吸烟。

2、保持桌面、地面整洁,办公及工作用品做到上班清洁,下班整理,平时有序。

 

第六条:保守商会及秘书处机密

1、保密范围:商会和秘书处内组织、重大决定、人事调整、商务活动等形成的文件、资料;财务部所有数据、资料;会员联系方式及会员企业相关资料;上级主管部门及各相关政府部门颁发的文件等。

2、秘书处员工不得利用工作之便,将保密资料对外泄密。如发生因泄密而损害商会和秘书处利益的事件,秘书处将视情节给予扣发奖金、调动工作、警告、记过直至除名的处分。

 

第七条:尊重会员

1、礼貌对待会员及安徽籍人士,做到热情、耐心、周到,自觉维护商会和秘书处的良好形象。

2、把为会员及安徽籍人士服务放在首位。

 

第八条:工资待遇

1、按照各尽所能、按劳分配原则建立秘书处规范合理的工资待遇和待遇分配制度。

2、工资模式:采用基本工资加岗位工资并结合其他工资形式。

 基本工资:1500元—3000元。岗位工资:根据不同岗位的工作性质,在200元—1000元之间确定不同的等级。

      加班工资:日常工作制以外,每天加班一天按50元计发。

      绩效工资:根据每个工作日填报的绩效表考评。

     贴:各类津贴按附件《津贴标准》执行。

          金:实行年底双薪制,每年12月按本年度月平均工资加发一个月工资。特别奖金由会长签发,一次性奖励对商会有特别贡献或业绩特别突出的员工。

秘书处如需要设置特殊岗位,经秘书长批准并报理事会备案,不受上述范围限制。

3、新聘人员试用期为三个月,试用期工资为正式员工的60%-70%。试用合格后签订正式劳动合同后执行上述规定。

4、非正式员工:如临时工、离退休返聘人员,实行简单等级工资制。秘书处另订条例。

5、薪资调整:根据物价和社会增减水平调整。

 

第九条:秘书处机构设置及部门岗位职责

1、              机构设置:行政办公室等。

2、              工作分工:

秘书长:主持秘书处全面工作。

秘书:协助秘书长工作。

 

第十条:考勤

1、周工作日为5天;工作时间:根据季节调整;员工每日上班前要到办公室进行签到,任何人不得由他人代签。

2、员工上班不得迟到,早退。迟到、早退一次扣发5元。

3、禁止员工旷工。迟到或早退1小时视为旷工半天,迟到或早退2个小时以上,视为旷工1天,旷工扣发两倍日均工资(计算方法同事假)。

4、考勤管理由办公室负责。每月5日前将考勤情况报秘书长审批后交会计事务所作为计发工资的依据。

 

第十一条:请假

1、员工请假,必须履行请假手续,经批准后方可休假。由秘书长批准。

2、员工请事假:原则上一次事假不能超过3天,全年不能超过3次。事假天数可以用加班天数抵冲。病、事假期间不享受工资,按事假天数×工资总额/月实际工作天数扣发工资。

 

第十二条:人事管理

1、试用期:新员工到秘书处须经过一定的试用期。试用员工经秘书处考核合格,双方同意,可转为正式员工,并签定《劳动合同》。

2、正式员工辞职需提前一月提出申请,全面完成交接工作后,并经秘书长批准,方可与秘书处解除劳动合同。由于本人原因,在劳动合同期内提前与秘书处解除劳动合同,辞职人需按签定劳动合同年限×2000/年的标准交纳违约金,并需交纳劳动合同期内秘书处为其支付的历次培训费等的一半。员工档案关系不能转入秘书处的,不享受社会福利待遇。

3、合同解除:员工申请辞职,由员工本人填写《员工离开秘书处审批表》。辞退员工或合同期满不续签的,由部门主管填写《员工离开秘书处审批表》;离职人员需填写《离职人员交接表》,做好交接工作。

 

第十三条:出差及车辆使用管理

一、           交通费报销标准

1、              员工去外地出差,可以乘坐火车硬坐、硬卧、快客公共汽车和轮船三等舱位以下。确需乘坐飞机或动车、高铁的,须事先报秘书长批准后,方可乘坐。

2、              乘火车不满6小时,不得报销卧铺票。

3、              出租车费严格控制,原则上一律不予报销。确需乘坐,使用电话(手机)请示,经部门主管批准后,方可乘坐,否则不予报销。

二、           出差补助

1、              外地出差,当天往返,享受出差补助20元。如在外地住宿,应填写《出差申请单》报秘书长批准。住宿当天可享受100元住寝补助(享受100元住寝补助当天,不得再享受20元出差补助。)

2、              如陪同客户出差,确需超标住宿,需事先报秘书长批准方可执行。但每晚不得超过400元标准,并且不再享受住寝补助。

三、           招待费

确因工作需要招待客户的,须事先填写《招待客户申请单》,报秘书长批准后,方可执行。

四、           预借差旅费

每次预借金额在2000元以内。出差回来三天内办理报销。预借差旅费前账不清,后账不借。

 

第十四条:秘书处设备使用管理

1、办公电话:不准利用办公室电话打私人电话,违者将按实际话费三倍罚款。禁止打非本秘书处的业务电话,违者将从严处罚;业务用电话尽可能缩短时间,长话短说,能发传真或使用QQ及邮箱联系的尽量不用电话。

2、电脑设备:电脑设备实行专人使用,未经批准他人不得擅自使用。擅自使用造成信息失密、电脑病毒者,将从严处罚;造成损坏者,全部赔偿;使用者注意电脑的正确使用和经常维护,下班前要切断电源。不正确使用造成损坏者,视情赔偿;禁止利用电脑玩游戏或私人上网。违者视情处罚。

3、空调机:正确使用空调机,室温在032℃时,不使用空调机;注意节约用电,下班前15分钟关机。

4、其他办公设备:个人要使用好,保管好,损坏或丢失要随时报告,秘书处视情处理。

5、办公用品实行领用制,秘书处财务室核定后由办公室统一采购并登记发放。

 

第十五条:安全、卫生管理

1、安全用电,不得私接电源及插座。

2、不随便乱丢烟头,防止火灾发生。

3、下班前关好门窗,做好防盗工作。

4、正确使用煤气,防煤气中毒。

5、关好水龙头,防漏水事件发生。

6、注意办公场所卫生,不随地吐痰,用完公厕随时冲洗。

7、上下班注意交通安全。

 

第十六条:财务管理

1、借款:出差或业务用款要填借款单,经部门主管签核,报秘书长签字批准后方可借款。借款原则上不得高于实际费用,要及时结算。

2、报销:员工报销开支费用,必须填写报销单,经手人,证明人签字,贴好有效票据,经部门主管签核,报秘书长签字批准后方可报销。不得多报,虚报。差旅费应在回秘书处三天内办理报销,过期不予报销。

3、工资发放:工资按月计算。每月10日为发上月工资日。

 

第十七条:奖励

1、奖励贯彻精神奖励和物质奖励相结合的原则。

2、奖励办法:发放奖金;增加工资;提升职位;奖励由部门提出,秘书长批准。

3、对有下列条件之一者可给予奖励:

①为秘书处创收成绩显著者;

②严格费用支出,节约费用成绩显著者;

③维护秘书处利益,避免秘书处发生重大损失者;

④管理成绩显著者;

 

第十八条:处罚

 1、处罚贯彻教育为主,惩罚为辅的原则。

 2、处罚办法:批评;罚款;降职;停职;辞退。

 3、对有下列行为之一者,将视情节轻重给予相应的处罚:

(1)迟到或早退,无故旷工;

(2)擅离工作岗位,闲逛,干私事;

(3)打私人电话,或打非秘书处的业务电话;

(4)不正确使用秘书处设备,造成损坏者;

(5)利用电脑玩游戏或私人上网;

(6)泄露商会和秘书处机密,出卖商务情报;

(7)不尊重会员及安徽籍人士,造成影响;

(8)工作不积极主动,拖延或拒绝工作;

(9)工作不负责任造成后果;

(10)自由主义严重,影响团结,侮辱或殴打同事;

(11)无故不参加业务学习、会议和集体活动;

(12)违反制度,造成火灾、被盗;

(13)违反财务管理制度,虚报、假报;

(14)触犯国家法律;

(15)其他违反商会和秘书处制度及管理细则等情况。

 

第十九条:有专项制度或规定的,执行专项制度或规定,如专项制度或规定

         与本管理细则发生冲突时,以专项制度或规定为准。

 

第二十条:本管理细则提交2011109轮执会议讨论,报理会备案,

         修改权和解释权为昆山安徽商会秘书处

 

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